Zo voorkom je dat je zakelijke e-mails in de spamfolder belanden

Je hebt een belangrijke e-mail gestuurd naar een klant of een potentiële zakenpartner, maar je krijgt maar geen reactie. Later blijkt dat je bericht nooit is aangekomen in de inbox, maar rechtstreeks in de spamfolder is beland. Dit is niet alleen frustrerend, maar kan ook schadelijk zijn voor je bedrijf.

E-mailproviders gebruiken steeds strengere spamfilters om ongewenste berichten tegen te houden. Helaas kan het gebeuren dat ook legitieme zakelijke e-mails worden gemarkeerd als spam. Gelukkig zijn er manieren om dit te voorkomen. In deze blog lees je hoe je ervoor zorgt dat jouw e-mails betrouwbaar overkomen en daadwerkelijk in de inbox van de ontvanger terechtkomen.

Waarom belanden zakelijke e-mails in de spamfolder?

E-mailproviders zoals Gmail, Outlook en Yahoo gebruiken complexe algoritmes om te bepalen of een bericht al dan niet spam is. Ze analyseren onder andere de afzender, de inhoud van het bericht, de e-mailserver en het gedrag van de ontvanger. Een e-mail kan om verschillende redenen als spam worden aangemerkt:

• De afzender gebruikt een onbetrouwbare of verkeerd geconfigureerde e-mailserver.
• Het e-mailadres van de afzender staat niet op de lijst van vertrouwde afzenders.
• De inhoud van de e-mail bevat kenmerken die lijken op spam, zoals overdreven veel hoofdletters, uitroeptekens of verdachte links.
• De e-mail bevat bijlagen die als verdacht worden beschouwd.
• Ontvangers markeren je berichten handmatig als spam.

Als je wilt dat je zakelijke e-mails goed aankomen, moet je ervoor zorgen dat je e-mails voldoen aan de richtlijnen van e-mailproviders en spamfilters omzeilen.

Wat kun je doen om te voorkomen dat je e-mails als spam worden gemarkeerd?

1. Gebruik een professioneel e-mailadres

E-mails die worden verzonden vanaf gratis e-maildiensten zoals @gmail.com of @hotmail.com hebben een grotere kans om in de spamfolder terecht te komen, vooral als het om zakelijke communicatie gaat. Het is daarom aan te raden om een e-mailadres te gebruiken dat is gekoppeld aan je eigen domeinnaam, zoals [email protected]. Dit straalt niet alleen meer professionaliteit uit, maar verhoogt ook de kans dat je berichten als legitiem worden beschouwd.

2. Zorg voor een correcte e-mailconfiguratie (SPF, DKIM en DMARC)

E-mailproviders controleren de herkomst van e-mails om te bepalen of het bericht afkomstig is van een betrouwbare bron. Dit gebeurt via authenticatiemethoden zoals SPF, DKIM en DMARC.

• SPF (Sender Policy Framework): Hiermee geef je aan welke e-mailservers namens jouw domein e-mails mogen versturen. Dit helpt om phishing en spoofing tegen te gaan.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Voegt een digitale handtekening toe aan je e-mails, zodat de ontvanger kan controleren of het bericht onderweg niet is aangepast.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Combineert SPF en DKIM en geeft aan wat een e-mailprovider moet doen als een e-mail niet geverifieerd kan worden.

Veel hostingproviders en e-maildiensten bieden de mogelijkheid om deze instellingen te configureren. Door dit correct in te stellen, verklein je de kans dat je e-mails als spam worden gemarkeerd.

3. Vermijd spamgevoelige woorden en opmaak

E-mailfilters scannen de inhoud van je bericht op woorden en zinnen die vaak in spam worden gebruikt. Dit betekent dat overdreven commerciële taal, zoals “GRATIS”, “WIN”, “EXCLUSIEF AANBOD” of “SNEL GELD VERDIENEN” in hoofdletters en met veel uitroeptekens, ervoor kan zorgen dat je e-mail als verdacht wordt gemarkeerd.

Ook een rommelige opmaak, zoals het gebruik van verschillende lettergroottes en kleuren, kan een rode vlag zijn voor spamfilters. Houd je e-mails professioneel en to-the-point.

4. Verstuur geen grote bijlagen

Bijlagen worden vaak misbruikt door spammers en cybercriminelen om schadelijke bestanden te verspreiden. Als je een grote bijlage toevoegt, kan dit ervoor zorgen dat je e-mail als verdacht wordt aangemerkt.

Wil je documenten of afbeeldingen delen? Gebruik dan een betrouwbare clouddienst zoals Google Drive, Dropbox of WeTransfer, en stuur een downloadlink in plaats van een grote bijlage.

5. Voeg een duidelijke afzender en onderwerpregel toe

Veel mensen negeren e-mails van onbekende afzenders of berichten met vage onderwerpregels. Dit kan ertoe leiden dat je e-mail wordt gemarkeerd als spam of simpelweg wordt genegeerd.

• Zorg ervoor dat de naam van de afzender herkenbaar is en overeenkomt met je bedrijfsnaam.
• Vermijd generieke onderwerpregels zoals “Belangrijk bericht” of “Lees dit nu!”. Wees specifiek en duidelijk, bijvoorbeeld: “Factuur voor bestelling #1234” of “Uitnodiging: Netwerkevent op 15 september”.

6. Moedig ontvangers aan om je e-mailadres als veilig te markeren

Als je regelmatig e-mails verstuurt naar klanten of zakelijke contacten, kun je hen vragen om je e-mailadres toe te voegen aan hun lijst met vertrouwde afzenders of contacten. Dit helpt om te voorkomen dat je e-mails onterecht in de spamfolder belanden.

Voor nieuwsbrieven of mailinglijsten kun je ook een korte instructie opnemen in je e-mails, zoals: “Om ervoor te zorgen dat je geen belangrijke updates mist, voeg ons e-mailadres toe aan je contacten.”

7. Verstuur e-mails op een consistent en realistisch tempo

Als je in korte tijd een grote hoeveelheid e-mails verstuurt, kan dit worden gezien als verdacht gedrag. E-mailproviders kunnen dit interpreteren als spam en je afleveringspercentages verlagen.

Probeer e-mails geleidelijk te versturen en gebruik, indien nodig, een betrouwbare e-mailmarketingdienst zoals Mailchimp, Sendinblue of ActiveCampaign om je campagnes gestructureerd te beheren.

8. Zorg voor een duidelijke afmeldoptie bij nieuwsbrieven

Als je nieuwsbrieven of promotionele e-mails verstuurt, moet je altijd een optie bieden waarmee ontvangers zich eenvoudig kunnen afmelden. Dit is niet alleen wettelijk verplicht (volgens de AVG/GDPR), maar helpt ook om spamklachten te voorkomen.

Als ontvangers geen makkelijke manier hebben om zich af te melden, zullen ze eerder je e-mail als spam markeren, wat een negatieve invloed kan hebben op je afzenderreputatie.

Conclusie

Niemand wil dat zijn zakelijke e-mails verdwijnen in de spamfolder. Door gebruik te maken van een professioneel e-mailadres, je e-mailserver goed te configureren, spamgevoelige woorden te vermijden en een betrouwbare verzendreputatie op te bouwen, kun je de kans aanzienlijk verkleinen dat je berichten als spam worden gemarkeerd.

Wil je zeker weten dat je zakelijke e-mail optimaal functioneert? Kies dan voor een betrouwbare hostingprovider met professionele e-mailoplossingen, zodat je e-mails altijd goed aankomen bij de ontvanger.